Sekretärin (m/w/d)

Jetzt mit Randstad professional solutions als Office Assistant durchstarten! Unsere sympathischen Kolleginnen und Kollegen haben auch für Sie die richtige Position in Bremen. Aktuell suchen wir im Auftrag unseres Geschäftspartners aus der Verteidigungsindustrie eine kaufmännische Assistenz. Heute bewerben und schon morgen glücklich im neuen Job starten! Diversität wird bei uns aktiv gelebt, daher begrüßen wir jede Bewerbung.

• Organisation des Sekretariats, inkl. Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat

• Unterstützung der Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung

• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblichen Transporten

• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen

• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und -abrechnungen in SAP

• Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen sowie Workshops

• Organisation von Reisen im In- und Ausland sowie Betreuung und Bewirtung von Gästen

• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten

• Erledigung anfallender Korrespondenzen, inkl. Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch

• Sichtung und Aufbereitung von E-Mails, Eingangs- und Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit

• Verwaltung der Sekretariatsablage

• Protokollführung in Besprechungen

• Erstellung von Vorgaben für die Sekretäre im zugeordneten Bereich, z.B. Ablagestruktur

• Durchführung von Inventuren

• Fachliche Unterstützung und Entlastung der Vorgesetzten

• Unterstützung der Vorgesetzten im Rahmen von Projekten oder Abwicklung interner Klein-Projekte nach Abstimmung

• Koordination, Überwachung und Planung aller abteilungsinternen Termine und Terminplanung des Vorgesetzten

• Proaktive Zusammenarbeit und Abstimmung mit den restlichen Sekretariaten des Bereichs

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar

• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat

• Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute SAP-Kenntnisse

• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office

• Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung

• Zielorientierte und selbstständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative

• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung

• Team- und Kommunikationsfähigkeit

• Attraktives Gehaltspaket mit Weihnachts- und Urlaubsgeld

• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge nach Probezeitende

• Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen im Jahr

• Individuelle Trainings mit renommierten Partnern

• Offene Unternehmenskultur

• Vergünstigungen bei Sport-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen